Checkliste Todesfall: Was Angehörige jetzt organisieren müssen
Erste Schritte, wichtige Unterlagen und Aufgaben für Angehörige
Nach einem Todesfall müssen Sie nicht alles gleichzeitig erledigen. Zuerst geht es um die ärztliche Feststellung des Todes, die Verständigung naher Menschen und die Abstimmung mit einem Bestattungshaus. Danach folgen Unterlagen, die Anzeige beim Standesamt und die Planung des Abschieds. Viele weitere Aufgaben lassen sich verteilen, sollten aber mit ihren jeweiligen Fristen notiert werden.
Diese Checkliste gilt als Orientierung für Deutschland. Sie unterscheidet gesetzliche Fristen von praktischen Empfehlungen. Überführungs- und Bestattungsfristen richten sich nach dem jeweiligen Landesrecht; klären Sie diese deshalb am Sterbeort. Wenn Sie gerade allein sind, bitten Sie möglichst eine vertraute Person, bei den ersten Gesprächen dabeizubleiben oder Notizen zu machen.
Als Erstes klären: Notfall oder bereits festgestellter Tod?
Wenn Sie einen Menschen reglos auffinden und nicht sicher wissen, ob er gestorben ist, behandeln Sie die Situation als möglichen medizinischen Notfall. Rufen Sie 112 und folgen Sie den Anweisungen. Eine Bestattungscheckliste ersetzt keine Notfallhilfe. Bei einem erwarteten Sterben mit einem vereinbarten ärztlichen Versorgungsplan wenden Sie sich entsprechend dieser Absprache an das behandelnde Team.
Ist der Tod eingetreten, muss eine Ärztin oder ein Arzt ihn feststellen und die Todesbescheinigung ausstellen. Im Krankenhaus oder in einer Pflegeeinrichtung wird die ärztliche Feststellung in der Regel von der Einrichtung organisiert. Zu Hause stimmen Sie den Arztkontakt mit der betreuenden Praxis beziehungsweise dem zuständigen ärztlichen Dienst ab. Die offizielle Notfallübersicht unterscheidet Rettungsdienst und ärztlichen Bereitschaftsdienst. Quelle für die Notrufzuordnung: gesund.bund.de, Nummern für den Notfall; Quelle zur Todesfeststellung: BDB, Checkliste Todesfall.
Fragen Sie anschließend, wer Ihnen den nächsten organisatorischen Schritt erklärt. Sie müssen in dieser Situation keine Fachbegriffe beherrschen. Notieren Sie Namen, Rückrufnummer und die vereinbarte Handlung. Wenn Sie eine Information nicht verstanden haben, lassen Sie sie wiederholen. Das kann spätere Missverständnisse verhindern.
Eine Person koordiniert, mehrere Menschen helfen
Bestimmen Sie nach Möglichkeit eine Person, bei der Informationen zusammenlaufen. Diese Rolle bedeutet nicht automatisch, dass sie alle Verträge unterschreibt oder alle Kosten übernimmt. Halten Sie vielmehr getrennt fest: Wer telefoniert? Wer entscheidet? Wer darf rechtlich handeln? Und wer beauftragt tatsächlich eine Leistung?
Eine einfache Aufgabenliste braucht nur vier Spalten: Aufgabe, zuständige Person, Termin und Erledigungsstand. Tragen Sie zum Beispiel ein: „Geburtsurkunde suchen – Martin – heute Abend – offen“. Das ist handhabbarer als die allgemeine Bitte, jemand möge sich um die Unterlagen kümmern. Schreiben Sie auch auf, wenn etwas noch nicht geklärt werden kann.
Vermeiden Sie parallele Bestellungen. Wenn zwei Angehörige unabhängig voneinander Blumen, Anzeigen oder einen Trauerredner buchen, entstehen leicht doppelte Kosten. Vereinbaren Sie, dass kostenpflichtige Aufträge zunächst an einer Stelle abgestimmt werden. Die Person, die eine Idee vorschlägt, muss dabei nicht automatisch die Organisation übernehmen.
Diese Unterlagen sollten Sie zusammensuchen
Legen Sie eine Mappe an und kennzeichnen Sie Originale deutlich. Für die Beurkundung sind je nach Familienstand und Einzelfall unterschiedliche Nachweise erforderlich. Fragen Sie das zuständige Standesamt oder das beauftragte Bestattungshaus, welche Unterlagen tatsächlich benötigt werden. Fehlende Dokumente sollten Sie früh ansprechen, statt die gesamte Organisation deswegen aufzuschieben.
| Unterlage | Wofür sie gebraucht werden kann | Was Sie notieren sollten |
|---|---|---|
| Personalausweis oder Reisepass | Identitätsdaten | Wo liegt das Original? |
| Ärztliche Todesbescheinigung | Beurkundung und weiterer Bestattungsablauf | Wer hat sie ausgestellt beziehungsweise erhalten? |
| Geburts- und gegebenenfalls Eheurkunde | Personenstand beim Standesamt nachweisen | Welche zusätzlichen Nachweise verlangt das Amt? |
| Vorsorgevertrag und Bestattungswünsche | Bereits getroffene Regelungen berücksichtigen | Welches Unternehmen ist benannt? |
| Versicherungsunterlagen und Rentennummer | Meldungen und mögliche Leistungen prüfen | Welche Meldefrist steht im Vertrag? |
| Testament und Vollmachten | Zuständigkeiten und Nachlassfragen klären | Original, Umfang und zuständige Stelle festhalten |
Die Zusammenstellung orientiert sich an der Todesfall-Checkliste des Bundesverbands Deutscher Bestatter. Sie ist keine abschließende Dokumentenliste für jeden Familienstand. Bei ausländischen Urkunden, Namensänderungen oder unklaren Angaben kann das Standesamt weitere Nachweise verlangen.
Totenschein und Sterbeurkunde sind unterschiedliche Dokumente
Die ärztliche Todesbescheinigung dokumentiert die ärztliche Feststellung. Die Sterbeurkunde wird dagegen vom Standesamt ausgestellt. Wenn eine Bank oder Versicherung eine Sterbeurkunde verlangt, fragen Sie nach der benötigten Form und Anzahl. Bestellen Sie nicht vorsorglich beliebig viele kostenpflichtige Exemplare, ohne den Bedarf zu klären.
Nach § 28 Personenstandsgesetz muss der Tod spätestens am dritten auf den Tod folgenden Werktag beim Standesamt des Sterbeortes angezeigt werden. Das ist eine Frist für die Anzeige des Sterbefalls, nicht die Frist für die Beerdigung. Klären Sie ausdrücklich, ob die Einrichtung oder das Bestattungshaus die Anzeige übernimmt und ob dafür noch Unterlagen fehlen. Quelle: § 28 PStG.
Notieren Sie für jedes verschickte Original, an wen es ging und ob es zurückkommen soll. Digitale Kopien erleichtern die Übersicht, ersetzen jedoch nicht immer den verlangten Nachweis. Weiterführende Informationen finden Sie unter Sterbeurkunde beantragen.
Den Bestatter auswählen und den Auftrag begrenzen
Suchen Sie zunächst nach vorhandener Bestattungsvorsorge. Wenn bereits ein Vertrag besteht, sollte er in die Planung einbezogen werden. Ansonsten bitten Sie um ein schriftliches Angebot mit einzelnen Leistungen. Fragen Sie, was sofort entschieden werden muss und was nachgereicht werden kann. Lassen Sie sich erklären, welche Kosten von anderen Stellen hinzukommen.
Ein hilfreicher Gesprächseinstieg lautet: „Wir benötigen zunächst die notwendigen Schritte und einen vollständigen Kostenüberblick. Bitte kennzeichnen Sie zusätzliche Wahlleistungen gesondert.“ Besprechen Sie Überführung, Versorgung, Sarg oder Urne, Formalitäten und die Organisation der Trauerfeier. Halten Sie fest, welche Aufgaben Sie selbst erledigen möchten.
Wenn Sie die Bestattung finanziell nicht tragen können, sprechen Sie das vor umfangreichen Aufträgen an. Kontaktieren Sie das zuständige Sozialamt und fragen Sie nach einer möglichen Kostenübernahme. Der rechtliche Ausgangspunkt ist § 74 SGB XII: Erforderliche Kosten können übernommen werden, soweit den Verpflichteten die Tragung nicht zugemutet werden kann. Eine automatische Zusage ergibt sich daraus nicht. Quelle: § 74 SGB XII.
Die Trauerfeier mit wenigen Entscheidungen vorbereiten
Beginnen Sie mit drei Fragen: Welche Wünsche der verstorbenen Person sind bekannt? Wer soll teilnehmen? Welcher finanzielle Rahmen steht zur Verfügung? Daraus ergeben sich viele weitere Entscheidungen. Wenn Wünsche nur mündlich bekannt sind, sammeln Sie die Erinnerungen der Angehörigen möglichst sachlich. Bei Streit sollten Sie klären lassen, wer entscheiden darf, bevor verbindliche Aufträge entstehen.
Erstellen Sie anschließend eine kurze Liste zu Ort, Termin, Musik, Ansprache und Blumen. Für das Gespräch mit einer Trauerrednerin oder einem Geistlichen reichen zunächst einige verlässliche Informationen: wichtige Lebensstationen, Beziehungen und zwei oder drei persönliche Erinnerungen. Sagen Sie ausdrücklich, welche privaten Themen nicht öffentlich erwähnt werden sollen.
Stimmen Sie die Einladung erst ab, wenn Ort und Zeit bestätigt sind. Überlegen Sie, wer telefonisch informiert werden sollte und für wen eine schriftliche Nachricht passend ist. Eine Kontaktperson für Rückfragen entlastet die engste Familie. Hinweise für Gäste finden Sie im Ratgeber zum Ablauf und Verhalten bei einer Beerdigung.
Fristen von Empfehlungen unterscheiden
| Aufgabe | Einordnung | Nächster Schritt |
|---|---|---|
| Sterbefall anzeigen | Spätestens dritter folgender Werktag, § 28 PStG | Zuständigkeit und Durchführung bestätigen lassen |
| Vorhandenes privates Testament abliefern | Unverzüglich nach Kenntnis des Todes, § 2259 BGB | Nachlassgericht kontaktieren |
| Erbausschlagung prüfen | Regelmäßig sechs Wochen; Beginn und Ausnahmen prüfen | Bei Unsicherheit früh Rechtsberatung suchen |
| Versicherer informieren | Vertragliche Bedingungen beachten | Police lesen und Meldung dokumentieren |
| Überführung und Bestattung | Landesrecht und örtliche Vorgaben | Frist am Sterbeort klären |
| Danksagungen und Erinnerungsstücke | Keine allgemeine gesetzliche Wochenfrist | Nach eigenen Kräften planen |
Wer ein nicht amtlich verwahrtes Testament besitzt, muss es nach Kenntnis des Todes unverzüglich beim Nachlassgericht abliefern. Quelle: § 2259 BGB. Die Verbraucherzentrale erläutert die regelmäßig sechswöchige Ausschlagungsfrist und die Risiken überschuldeter Nachlässe. Bei Auslandsbezug oder unklarem Fristbeginn sollten Sie die individuelle Frist umgehend klären. Quelle: Verbraucherzentrale, Erbe ausschlagen.
Wohnung, Konten und Verträge geordnet prüfen
Prüfen Sie zunächst die unmittelbare Versorgung: Gibt es Haustiere, betreuungsbedürftige Personen oder verderbliche Lebensmittel? Sichern Sie die Wohnung im Rahmen Ihrer Berechtigung und klären Sie, wer einen Schlüssel hat. Stellen Sie nicht pauschal Strom, Heizung oder alle Zahlungen ab. Andere Bewohner oder notwendige laufende Leistungen könnten davon betroffen sein.
Erstellen Sie eine Übersicht der bekannten Verträge. Tragen Sie Anbieter, Vertragsnummer, Ansprechpartner und benötigten Nachweis ein. Fragen Sie jeweils, ob eine Beendigung, Umschreibung oder andere Regelung vorgesehen ist. Bewahren Sie Antworten und Versandbelege auf. Eine allgemeine Liste kann nicht entscheiden, welche Kündigung Sie im Einzelfall wirksam erklären dürfen.
Informieren Sie die Bank und klären Sie, wer aufgrund einer Vollmacht oder eines Erbnachweises handeln darf. Verwenden Sie nicht einfach fremde Zugangsdaten, nur weil sie auffindbar sind. Auch ein gemeinsames Konto, ein Einzelkonto und eine Vollmacht können unterschiedlich zu behandeln sein. Lassen Sie sich die Anforderungen für den konkreten Fall erläutern, bevor Sie Geld bewegen oder Konten schließen.
Bei digitalen Konten dokumentieren Sie zunächst, welche Anbieter vorhanden sind. Löschen Sie nicht vorschnell ein E-Mail-Konto, an das noch Vertragsnachrichten gehen. Die Entscheidung über Zugriff, Sicherung und Löschung gehört zur Nachlassklärung. Für einzelne Vertragsarten ergänzt unser Beitrag Verträge im Todesfall kündigen die Übersicht.
Zahlen, die den Umfang zeigen
Für 2025 weist Destatis 1.006.600 Gestorbene in Deutschland aus. Diese amtliche Zahl beschreibt Todesfälle, nicht die Zahl betroffener Familien oder erforderlicher Behördengänge. Sie zeigt dennoch, dass die Organisation nach einem Tod eine regelmäßig anfallende gesellschaftliche Aufgabe ist. Sie dürfen bei Ämtern und Dienstleistern um klare, verständliche Abläufe bitten. Quelle: Destatis, Sterbefälle und Lebenserwartung, Abruf 18.10.2026.
Was Sie nicht allein leisten müssen
Freunde können Essen bringen, Fahrten übernehmen oder beim Sortieren von Unterlagen helfen. Rechtliche Entscheidungen und Unterschriften bleiben dagegen bei den berechtigten Personen. Teilen Sie diese Grenze ausdrücklich mit. Eine hilfreiche Bitte lautet: „Kannst du die Schreiben nach Absender sortieren? Über Zahlungen und Kündigungen entscheide ich nach der Beratung.“
Planen Sie am Ende jedes Tages nur die nächsten zwei oder drei wichtigen Schritte. Markieren Sie offene Fragen, statt sich nachts durch immer neue Listen zu arbeiten. Wenn ein Telefonat emotional zu schwer ist, können Sie um einen schriftlichen Ablauf bitten oder eine vertraute Person zum Termin mitnehmen. Praktische Unterstützung ist keine Aussage darüber, wie gut Sie mit dem Verlust umgehen.
Eine Übergabe vorbereiten, wenn Sie selbst nicht weiterkönnen
Vielleicht müssen Sie wieder arbeiten, wohnen weit entfernt oder sind für einen Tag nicht erreichbar. Dann hilft eine kurze schriftliche Übergabe. Sie braucht keine vollständige Familiengeschichte, sondern die nächsten Termine, zuständigen Kontakte und offenen Entscheidungen. Markieren Sie, welche Informationen bestätigt sind und welche nur als vorläufige Möglichkeit besprochen wurden.
Ein Beispiel: „Das Gespräch im Bestattungshaus ist am Dienstag um zehn Uhr bestätigt. Die Kapelle ist noch nicht reserviert. Bitte nur die beiden freien Termine erfragen; eine Buchung stimmen wir danach gemeinsam ab.“ Diese Formulierung verhindert, dass aus einem Informationsauftrag versehentlich eine Bestellung wird. Ergänzen Sie, wie und bis wann Rückmeldungen erfolgen sollen.
Legen Sie fest, wer Zugriff auf die Mappe erhält. Persönliche Dokumente, Kontoinformationen und Gesundheitsangaben gehören nicht ohne Weiteres in eine große Familiengruppe. Für die gemeinsame Koordination reichen häufig der Erledigungsstand und die nächste Aufgabe. Die eigentlichen Nachweise können bei der berechtigten Person bleiben.
Am Ende der Übergabe sollte klar sein, wann Sie wieder miteinander sprechen. Vereinbaren Sie beispielsweise einen kurzen Rückruf am Abend. So müssen nicht alle Beteiligten den ganzen Tag auf neue Nachrichten reagieren. Wenn eine neue verbindliche Entscheidung nötig wird, wird sie ausdrücklich als solche benannt und nicht zwischen beiläufigen Mitteilungen versteckt.
Häufige Fragen nach einem Todesfall
Erledigt der Bestatter automatisch alles?
Nein. Entscheidend ist der vereinbarte Auftrag. Lassen Sie sich schriftlich geben, welche Meldungen und Termine übernommen werden und welche bei Ihnen bleiben. Besonders Nachlass, Kontoverfügungen und individuelle Vertragsfragen sollten Sie nicht stillschweigend als mit erledigt ansehen.
Muss die Wohnung sofort geräumt werden?
Eine allgemeine Pflicht, die Wohnung unmittelbar nach dem Tod vollständig auszuräumen, lässt sich daraus nicht ableiten. Zunächst sind Berechtigungen, Mietverhältnis und Nachlass zu klären. Versorgen Sie dringende Angelegenheiten, dokumentieren Sie den Zustand und vermeiden Sie eine voreilige Verteilung von Gegenständen.
Was ist heute der wichtigste nächste Schritt?
Wenn die ärztliche Feststellung geklärt ist, benennen Sie eine Kontaktperson und sprechen mit dem Bestattungshaus über die unmittelbar nötigen Schritte. Notieren Sie danach die Frist für die Sterbefallanzeige und offene Unterlagen. Alles Weitere bekommt einen zuständigen Menschen und einen konkreten Termin.